Un modo facile di gestire la contabilità grazie alla fattura elettronica
L'idea nasce da alcune esigenze pregresse: condividere tra colleghi la situazione economica e finanziaria e disporre di un sistema di archiviazione dei documenti contabili affidabile ed accessibile, ovunque ci si trovi, nonché dotare il commercialista di uno strumento per monitorare la situazione contabile, estrarre dati e prelevale i documenti fiscali, in qualsiasi momento ed in completa autonomia.
La fattura elettronica è un documento in formato digitale conforme allo standard definito dall'Agenzia delle Entrate, ovvero un file strutturato nel quale sono indicati i tipici elementi di una fattura tradizionale, grazie a questa struttura prestabilita è possibile estrarre informazioni e gestirle secondo le nostre necessità. Il sistema, oltre a permetterci di produrre le fatture, estrapola i dati dai documenti emessi e ricevuti, li elabora e genera automaticamente la contabilità. A noi resta solo il compito di registrare le date dei pagamenti.
Le specifiche da rispettare per produrre le fatture elettroniche richiedono dati esatti e completi, alcuni meccanismi di controllo ci supportano in diverse occasioni (per esempio durante la registrazione dei dati anagrafici di un nuovo cliente, dove ci viene mostrata una comparazione tra i dati inseriti e quelli presenti nelle banche dati ufficiali).
Il sistema calcola e suggerisce i numeri progressivi da assegnare ai documenti contabili da emettere, è consentito apportare modifiche (ma sottoposte a controlli di coerenza, per evitare errori di duplicazione o salti nella numerazione progressiva delle fatture elettoniche).
E' possibile predisporre le fatture da emettere e mantenerle in sospeso per completarle in seguito, oppure inviarle immediatamente al sistema di interscambio dell'Agenzia delle Entrate (SDI), che provvede alla consegna ai clienti. Per ogni fattura emessa viene mostrato lo stato di avanzamento del recapito, se una fattura presenta anomalie viene evidenziata e viene riportato il motivo dello scarto.
Quando i documenti diventano numerosi ci vengono in aiuto i filtri di ricerca, tramite i quali è possibile effettuare ricerche semplici (per esempio tutti i documenti ricevuti), oppure ricerche più articolate (per esempio tutte le fatture emesse a uno specifico cliente tra il primo di gennaio e oggi, non pagate).
Quando si effettua una ricerca viene mostrata la sommatoria degli importi dei documenti estratti: Imponibile, IVA, Totale e Ritenute (per esempio possiamo ricavare l'importo totale delle fatture ricevute da un fornitore in un determinato periodo di tempo, oppure ricavare la differenza di IVA tra fatture emesse e ricevute nell'ultimo mese o trimestre, il che ci consente di prevedere l'importo del prossimo versamento IVA).
La fattura elettronica è un documento in formato digitale conforme allo standard definito dall'Agenzia delle Entrate, ovvero un file strutturato nel quale sono indicati i tipici elementi di una fattura tradizionale, grazie a questa struttura prestabilita è possibile estrarre informazioni e gestirle secondo le nostre necessità. Il sistema, oltre a permetterci di produrre le fatture, estrapola i dati dai documenti emessi e ricevuti, li elabora e genera automaticamente la contabilità. A noi resta solo il compito di registrare le date dei pagamenti.
Le specifiche da rispettare per produrre le fatture elettroniche richiedono dati esatti e completi, alcuni meccanismi di controllo ci supportano in diverse occasioni (per esempio durante la registrazione dei dati anagrafici di un nuovo cliente, dove ci viene mostrata una comparazione tra i dati inseriti e quelli presenti nelle banche dati ufficiali).
Il sistema calcola e suggerisce i numeri progressivi da assegnare ai documenti contabili da emettere, è consentito apportare modifiche (ma sottoposte a controlli di coerenza, per evitare errori di duplicazione o salti nella numerazione progressiva delle fatture elettoniche).
E' possibile predisporre le fatture da emettere e mantenerle in sospeso per completarle in seguito, oppure inviarle immediatamente al sistema di interscambio dell'Agenzia delle Entrate (SDI), che provvede alla consegna ai clienti. Per ogni fattura emessa viene mostrato lo stato di avanzamento del recapito, se una fattura presenta anomalie viene evidenziata e viene riportato il motivo dello scarto.
Quando i documenti diventano numerosi ci vengono in aiuto i filtri di ricerca, tramite i quali è possibile effettuare ricerche semplici (per esempio tutti i documenti ricevuti), oppure ricerche più articolate (per esempio tutte le fatture emesse a uno specifico cliente tra il primo di gennaio e oggi, non pagate).
Quando si effettua una ricerca viene mostrata la sommatoria degli importi dei documenti estratti: Imponibile, IVA, Totale e Ritenute (per esempio possiamo ricavare l'importo totale delle fatture ricevute da un fornitore in un determinato periodo di tempo, oppure ricavare la differenza di IVA tra fatture emesse e ricevute nell'ultimo mese o trimestre, il che ci consente di prevedere l'importo del prossimo versamento IVA).
I documenti fiscali possono essere visualizzati e stampati sia tramite il foglio di stile messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate (più esteso e completo), sia tramite il foglio di stile appositamente realizzato da AssoSoftware (compatto e più familiare). I documenti possono essere scaricati e salvati sia in formato XML che in formato PDF.
E' possibile caricare manualmente ulteriori documenti (per esempio fatture estere, F24 ed estratti di conto corrente) e registrare i relativi importi nella contabilità, in questo modo mettiamo a disposizione del nostro commercialista tutti quei documenti che non transitano attraverso il sistema di interscambio dell'Agenzia delle Entrate.
Registrare i movimenti relativi ai documenti che non transitano attraverso lo SDI e tenere traccia dei movimenti economici e finanziari (per esempio le spese e le imposte bancarie), ci permette di disporre di un registro di prima nota, strumento certamente utile al monitoraggio e alla gestione della propria attività.
Inoltre possiamo creare e assegnare categorie sia alle fatture emesse che ricevute ottenendo così i centri di costo. Un prospetto riepilogativo ci consente di comprendere la situazione contabile in un batter d'occhio: documenti emessi, ricevuti, pagati, non pagati, differenza, etc. con l'ausilio di grafici utili al monitoraggio dell'andamento economico e all'analisi dei centri di costo.
Il sistema è quindi un potente strumento alla portata di chiunque, dove sicurezza, automazione e semplicità sono le linee guida del processo di sviluppo.
E' possibile caricare manualmente ulteriori documenti (per esempio fatture estere, F24 ed estratti di conto corrente) e registrare i relativi importi nella contabilità, in questo modo mettiamo a disposizione del nostro commercialista tutti quei documenti che non transitano attraverso il sistema di interscambio dell'Agenzia delle Entrate.
Registrare i movimenti relativi ai documenti che non transitano attraverso lo SDI e tenere traccia dei movimenti economici e finanziari (per esempio le spese e le imposte bancarie), ci permette di disporre di un registro di prima nota, strumento certamente utile al monitoraggio e alla gestione della propria attività.
Inoltre possiamo creare e assegnare categorie sia alle fatture emesse che ricevute ottenendo così i centri di costo. Un prospetto riepilogativo ci consente di comprendere la situazione contabile in un batter d'occhio: documenti emessi, ricevuti, pagati, non pagati, differenza, etc. con l'ausilio di grafici utili al monitoraggio dell'andamento economico e all'analisi dei centri di costo.
Il sistema è quindi un potente strumento alla portata di chiunque, dove sicurezza, automazione e semplicità sono le linee guida del processo di sviluppo.
Cosa fare per poter aderire al servizio proposto da documenticontabili.it?
Dotarsi di un indirizzo PEC
Accedere a Fatture e Corrispettivi e configurare il recapito delle fatture elettroniche al proprio indirizzo PEC
Aderire al servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche offerto dall'Agenzia delle Entrate
Aderire al servizio gratuito di conservazione dei documenti fiscal dell'Agenzia delle Entrate ci consente di poter sollevare il commercialista dall'onere della tenuta delle scritture contabili, servizio non più erogabile direttamente e per il quale si deve rivolgere a fornitori esterni capaci di garantire la conservazione dei documenti fiscali in formato digitale. Oltre al costo indiretto derivante da questa modalità di archiviazione, andrebbe valutato se, ed in quale modo, i vincoli impliciti in questa soluzione possano influire su eventuali esigenze di cambiamento future.
Per assicurarci un sistema di archiviazione dei documenti contabili sicuro e indipentente, affidiamo la copia ufficiale dei documenti fiscali al sistema di conservazione dell'Agenzia delle Entrate, mentre una seconda copia (un archivio da mantenere intatto) si genera automaticamente nella nostra casella PEC, infine una terza copia (completa dei documenti che non transitano tramite lo SDI) viene mantenuta e resa fruibile, sia a noi che al nostro commercialista, tramite il servizio erogato da documenticontabili.it.
Nella casella PEC archiviamo anche le notifiche ricevute dal sistema di interscambio (comprovanti l’accettazione e la consegna al destinatario di ogni fattura elettronica emessa).
Per assicurarci un sistema di archiviazione dei documenti contabili sicuro e indipentente, affidiamo la copia ufficiale dei documenti fiscali al sistema di conservazione dell'Agenzia delle Entrate, mentre una seconda copia (un archivio da mantenere intatto) si genera automaticamente nella nostra casella PEC, infine una terza copia (completa dei documenti che non transitano tramite lo SDI) viene mantenuta e resa fruibile, sia a noi che al nostro commercialista, tramite il servizio erogato da documenticontabili.it.
Nella casella PEC archiviamo anche le notifiche ricevute dal sistema di interscambio (comprovanti l’accettazione e la consegna al destinatario di ogni fattura elettronica emessa).
E' possibile operare senza un gestionale?
Certamente, ma è bene comprendere con quali difficoltà.
Consultando la casella PEC è prevedibile non poter disporre di una rappresentazione contabile dei documenti allegati ai messaggi di posta, meno prevedibile è non riuscire a comprendere in quali messaggi siano contenute le fatture che cerchiamo: lo SDI è il mittente di qualsiasi documento contabile ricevuto ed è anche il destinatario di qualsiasi documento emesso, questo implica che non è possibile cercare le fatture per mittente o per destinatario come in passato, inoltre i documenti sono in formato XML e richiedono strumenti per essere visualizzati. Si può usufruire degli strumenti messi a disposizione dall'Agenzia delle Entrate, ma in ogni caso la consultazione e l'emissione delle fatture elettoniche comporterà una maggiore richiesta di tempo e diverse esigenze non avranno soluzione.
Consultando la casella PEC è prevedibile non poter disporre di una rappresentazione contabile dei documenti allegati ai messaggi di posta, meno prevedibile è non riuscire a comprendere in quali messaggi siano contenute le fatture che cerchiamo: lo SDI è il mittente di qualsiasi documento contabile ricevuto ed è anche il destinatario di qualsiasi documento emesso, questo implica che non è possibile cercare le fatture per mittente o per destinatario come in passato, inoltre i documenti sono in formato XML e richiedono strumenti per essere visualizzati. Si può usufruire degli strumenti messi a disposizione dall'Agenzia delle Entrate, ma in ogni caso la consultazione e l'emissione delle fatture elettoniche comporterà una maggiore richiesta di tempo e diverse esigenze non avranno soluzione.
Perché scegliere documenticontabili.it?
Fondamentalmente per disporre di un sistema dotato di complessi algoritmi e automazioni capaci di gestire ogni aspetto tecnico al nostro posto, progettato per permetterci di interagire tramite una interfaccia chiara e semplice, ottimizzata per svolgere ogni attività in modo rapido e sicuro, grazie alle registrazioni contabili automatiche, agli strumenti per il monitoraggio dell'andamento economico e finanziario ed ai filtri di ricerca sempre pronti a restituirci i dati e i documenti di cui necessitiamo.
Ma anche per tutelare e rendere più autonoma e dinamica la propria attività, attraverso una strategia di archiviazione dei documenti fiscali sicura e indipendente, comprensiva dei documenti contabili che non transitano tramite il sistema di interscambio dell'Agenzia delle Entrate nonché delle notifiche ricevute dallo SDI comprovanti l’accettazione e la consegna al destinatario di ogni fattura emessa.
Quindi per dotarsi di uno strumento di gestione contabile completo e performante, accessibile da ovunque ed in qualsiasi momento, condivisibile sia tra colleghi che con il proprio commercialista.
Ma anche per tutelare e rendere più autonoma e dinamica la propria attività, attraverso una strategia di archiviazione dei documenti fiscali sicura e indipendente, comprensiva dei documenti contabili che non transitano tramite il sistema di interscambio dell'Agenzia delle Entrate nonché delle notifiche ricevute dallo SDI comprovanti l’accettazione e la consegna al destinatario di ogni fattura emessa.
Quindi per dotarsi di uno strumento di gestione contabile completo e performante, accessibile da ovunque ed in qualsiasi momento, condivisibile sia tra colleghi che con il proprio commercialista.
Quanto costa?
Il servizio è gratuito per tutto il 2019
Attualmente offriamo la possibilità di registrarsi gratuitamente, in modo di poter verificare l'efficacia del sistema. A partire dal 2020 il servizio erogato da documenticontabili.it dovrà necessariamente diventare a pagamento, prevediamo un costo annuo di 120,00 Euro + IVA.
C'è altro da sapere?
Il numero progressivo assegnato alle fatture da emettere, può essere formattato secondo le proprie esigenze e può essere impostato per proseguire la numerazione delle fatture emesse. In caso fossero già state emesse fatture elettroniche non transitate nella casella PEC, è possibile caricare i relativi file XML nella propria contabilità.
Il sistema prevede la possibilità di aggiornare la propria anagrafica, di specificare la banca ed il relativo IBAN da riportare in fattura (quando si seleziona la modalità di pagamento tramite bonifico bancario) e la possibilità di abilitare e configurare ove necessario la cassa, la relativa aliquota e la ritenuta fiscale da applicare in fattura.
documenticontabili.it è predisposto per poter emettere fatture elettroniche destinate anche a clienti esteri, sia verso i paesi UE che verso i paesi extra UE, sollevando l'utente dall'obbligo di dover comunicare tali operazioni transfrontaliere attraverso l'esterometro, tuttavia va ricordato che lo SDI non recapiterà le fatture destinate ai clienti esteri e pertanto sarà necessario provvedere in autonomia al recapito.
Altri casi per i quali bisognerà provvedere autonomamente al recapito della fattura al cliente si verificano quando si emette fattura a quei soggetti attualmente esclusi dall'obbligo di fatturazione elettronica (per esempio contribuenti nel regime dei minimi, nel regime forfettario, nel regime speciale degli agricoltori, ai medici, ai farmacisti e alle persone fisiche prive di partita IVA), in tali casi andrà comunque emessa una fattura elettronica conforme a quella da inviare al cliente.
Una volta registrati, è possibile svolgere tutte le attività contabili esclusivamente tramite documenticontabili.it, tuttavia raccomandiamo di monitorare costantemente sia il portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate che la casella PEC, evitando di cancellare i messaggi di posta che contengono i documenti fiscali, le notifiche e le comunicazioni ricevute dallo SDI.
Il sistema prevede la possibilità di aggiornare la propria anagrafica, di specificare la banca ed il relativo IBAN da riportare in fattura (quando si seleziona la modalità di pagamento tramite bonifico bancario) e la possibilità di abilitare e configurare ove necessario la cassa, la relativa aliquota e la ritenuta fiscale da applicare in fattura.
documenticontabili.it è predisposto per poter emettere fatture elettroniche destinate anche a clienti esteri, sia verso i paesi UE che verso i paesi extra UE, sollevando l'utente dall'obbligo di dover comunicare tali operazioni transfrontaliere attraverso l'esterometro, tuttavia va ricordato che lo SDI non recapiterà le fatture destinate ai clienti esteri e pertanto sarà necessario provvedere in autonomia al recapito.
Altri casi per i quali bisognerà provvedere autonomamente al recapito della fattura al cliente si verificano quando si emette fattura a quei soggetti attualmente esclusi dall'obbligo di fatturazione elettronica (per esempio contribuenti nel regime dei minimi, nel regime forfettario, nel regime speciale degli agricoltori, ai medici, ai farmacisti e alle persone fisiche prive di partita IVA), in tali casi andrà comunque emessa una fattura elettronica conforme a quella da inviare al cliente.
Una volta registrati, è possibile svolgere tutte le attività contabili esclusivamente tramite documenticontabili.it, tuttavia raccomandiamo di monitorare costantemente sia il portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate che la casella PEC, evitando di cancellare i messaggi di posta che contengono i documenti fiscali, le notifiche e le comunicazioni ricevute dallo SDI.